Strona wykorzystuje pliki cookies w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Rozumiem, nie pokazuj więcej

Praca eRekrutacja Testy osobowości Kompetencje

JOBFITTER Sp. z o.o. - właściciel serwisu psychologiczno-rekrutacyjnego JOBFITTER, oferującego innowacyjne rozwiązania rekrutacyjne, wspierające pracodawców w skutecznym pozyskiwaniu kandydatów. W obszarze działalności firmy znajduje się serwis rekrutacyjny, system zarządzania rekrutacjami, diagnoza pracowników oraz inne projekty internetowe.

Asystentka personalna - gotowa na zadania specjalne

Małgorzata Rzewuska

Specyfika branży/zawodu
artykuł poradniczy

© Robert KneschkeMasz wiele zainteresowań, jednak nie możesz się zdecydować, w którym kierunku się rozwijać? Jesteś osobą energiczną, masz doskonałą organizację pracy i świetnie dogadujesz się z osobami o różnych osobowościach? Lubisz wspierać inne osoby i aktywnie podchodzisz do rozwiązywania problemów, a przy tym jesteś osobą dyskretną? Może rozwiązaniem dla Ciebie będzie praca na stanowisku asystentki?

 

 

Różnorodność wpisana w zawód

Obowiązki i zadania na stanowisku asystentki zależą zarówno od tego czyją pracę w organizacji ma to stanowisko wspomagać, jak też od wielkości firmy, w której się pracuje. W zależności od wspomaganej funkcji, można być asystentką zarządu, menedżera z niższego szczebla zarządzania, lub też asystentką personalną, której praca jest najczęściej dedykowana wysoko postawionej w hierarchii firmy osobie: prezesowi, czy też dyrektorowi pewnego obszaru. W pracy asystenckiej to najwyższa pozycja, którą można osiągnąć, wymagająca zarówno doświadczenia zawodowego, odpowiedzialności, jak i odpowiednich kompetencji.

Asystentka prezesa w korporacji będzie głównie współpracować z nim, będąc jego prawą ręką, wspierając go w organizacji jego pracy: zarządzając kalendarzem spotkań, organizując podróże służbowe, czy spotkania z gośćmi prezesa, pomagając w przygotowaniu różnego rodzaju raportów, analiz, prezentacji, czy też pism, po sprawy związane z prywatnym obszarem życia szefa – mówi Ewelina Deja-Lipiec, konsultant ds. rekrutacji na stanowiska asystenckie i administracyjne w HAYS Poland Sp. z o.o. – W mniejszych firmach, asystentka – oprócz wymienionych obowiązków, może mieć jeszcze dodatkowe zadania administracyjno-biurowe, np. kontaktuje się z dostawcami usług, czy z różnymi instytucjami współpracującymi z firmą. W dużej firmie następuje większa specjalizacja i niektóre funkcje są przydzielone specjalistom w tym zakresie. Dlatego w zasadzie do każdego profilu tego stanowiska należy podejść indywidualnie i dokładnie pytać co będzie wchodziło w jego zakres zadań.

– Na stanowisku asystentki można liczyć na bardzo szeroki zakres zadań – opowiada Dominika Grabek, od 4 lat na stanowisku asystentki personalnej, obecnie w firmie Axa Polska. – Jestem asystentką pani dyrektor obszaru, która w Polsce pełni równocześnie funkcję wiceprezesa zarządu. Do moich głównych zadań należy przygotowywanie materiałów na spotkania, prowadzenie kalendarza, przegląd zarówno polskiej prasy i śledzenie najważniejszych wydarzeń na rynku polskim, jak i europejskim. Sporo czasu zajmuje mi przygotowywanie różnego rodzaju tłumaczeń, ponieważ moja przełożona jest Francuzką, stąd pomagam jej również pod względem językowym. W poprzedniej pracy bardzo dużo moich obowiązków związanych było z organizacją różnego rodzaju spotkań dla pracowników czy konferencji oraz z przygotowywaniem prezentacji biznesowych.

Świetna organizacja i dyplomacja

Bez obaw można powiedzieć, że asystentka prezesa jest osobą do zadań specjalnych. Codziennie zderza się z wieloma różnorodnymi zadaniami, nieraz musi „gasić pożary” i zachować przy tym zimną krew, spokój i uśmiech. Z tego też względu wobec kandydata na to stanowisko ma się konkretne oczekiwania. Niewątpliwie ważne tu jest co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia zarządu, dyrektora działu, czy konkretnego departamentu. Praca ta wymaga bowiem dużej odpowiedzialności.

Na tym stanowisku wymaga się również pełnej dyspozycyjności, dyskrecji i dyplomacji – wylicza Ewelina Deja-Lipiec. – Asystentka personalna ma bowiem dostęp do wielu poufnych informacji. Wymagane są też:

  •  doskonałe zdolności interpersonalne – asystentka musi umieć porozmawiać i nawiązać dobre relacje z osobami na każdym szczeblu organizacji;
  • doskonałe umiejętności organizacyjne – jest to praca w bardzo dynamicznym środowisku, często wymagająca umiejętności koordynowania kilku rzeczy jednocześnie;
  • dojrzałość emocjonalna, na którą składa się m.in. zdobyte doświadczenie zawodowe związane ze wsparciem osób na wysokich stanowiskach;
  • umiejętność pracy pod presją czasu;
  • odporność na stres – zdarza się, że kwestie organizacyjne zawodzą i to asystentka musi poruszyć niebo i ziemię, aby coś wyprostować – stąd potrzebna jest też:

-proaktywna postawa, inicjatywa i kreatywność,

-  umiejętność przewidywania pewnych zdarzeń,

-  otwartość na ludzi i współpracę z nimi,

-asertywność,

-wysoki poziom kultury osobistej,

-samodzielność,

-umiejętność podejmowania decyzji.

Dzisiejsza asystentka personalna to również osoba z wykształceniem wyższym oraz dobrą znajomością języków obcych – najczęściej języka angielskiego. Mile widziane jest wykształcenie z zakresu administracji czy też zarządzania projektami. Ważna jest również perfekcyjna umiejętność obsługi komputera, przede wszystkim takich aplikacji jak outlook, edytor tekstów Word, Excell, czy Power Point.

– Te programy trzeba znać naprawdę bardzo dobrze, np. obsługę outlooka. I nie chodzi tu o podstawy związane z wysyłaniem i odbieraniem maili – wyjaśnia Dominika Grabek. – Lepiej kupić książkę i dobrze poznać jakie funkcje ma outlook, czy kalendarz – bez tego nie ma sensu iść na rozmowę rekrutacyjną. W pracy asystentki często liczy się każda minuta, a wtedy nie ma czasu na zapoznawanie się z podstawowymi narzędziami pracy.

– Kiedy kandydat spełnia już wszystkie wymagania formalne, kolejnym ważnym punktem jest jego osobowość – wyjaśnia Ewelina Deja-Lipiec. – Tutaj nie ma żadnego przepisu – wszystko zależy bowiem od tego, jakiej osobowości poszukuje np. prezes. To on na co dzień będzie z asystentką blisko współpracował. Asystentka ma być dla prezesa nie tylko jego „prawą ręką”, ale również partnerem biznesowym.

Minusy i plusy pracy asystentki

– Sztuką jest znalezienie odpowiedniej osoby na odpowiednie miejsce – mówi Ewelina Deja-Lipiec. – Tę pracę należy zwyczajnie lubić. Kogoś, kto wie co jest jej specyfiką nie zirytuje sytuacja, kiedy np. o 5 rano dostanie od szefa telefon, z informacją, że nie ma zamówionej taksówki. Gorzej, gdy osoba na tym stanowisku nie do końca się na nim spełnia i pracę traktuje jako swego rodzaju trampolinę do czegoś innego. To będzie prowadziło do frustracji. Dlatego zawsze pytamy kandydatów jak sobie tę pracę wyobrażają, a jeśli chodzi o poprzednie doświadczenie zawodowe, to co w tej pracy lubiły, a czego nie.

Trzeba mieć świadomość, że na tym stanowisku nie zawsze kończy się pracę po 8 godzinach. Trzeba być dyspozycyjnym i przygotowanym na telefon oraz szybką reakcję niemal o każdej porze dnia i nocy.

Ta praca zawiera pewien element nieprzewidywalności – nigdy nie wiadomo co dokładnie będzie się robić danego dnia i o której skończy się pracę – mówi Dominika Grabek. – Osoby lubiące poukładaną, schematyczną pracę, będą rozczarowane. Na tym stanowisku potrzeba też elastyczności i tolerancji – nieraz pójścia na kompromis. Osoby na najwyższych stanowiskach często są niesamowicie wymagające – niektórzy mogliby powiedzieć – trudne we współpracy. Natomiast to, co naprawdę uwielbiam w tej pracy to fakt, że codziennie mogę robić coś innego i nigdy do końca nie wiem, co to będzie – praca jest zaskakująca. Co więcej, wykazując zaangażowanie i motywację, można naprawdę wiele się nauczyć. Pracuję z osobami, które są menedżerami o najwyższej klasie, obcując z nimi każdego dnia, poznaję ciągle coś nowego. Sztuka polega na tym, by potrafić docenić te lekcje. Moim zdaniem ta praca niezwykle rozwija i ułatwia kontakty międzyludzkie, a nabyte umiejętności mogą się przydać także na polu pozazawodowym.

Rozwój na stanowisku asystentki personalnej w dużej mierze zależy od firmy, jej wielkości i możliwości organizacyjnych. Są organizacje, w których standardem jest praca na stanowisku asystentki przez okres 2 lat. W przypadku kiedy osoba na tym stanowisku zainteresowana jest zmianą i przejściem na inne stanowisko, jak najbardziej jest to możliwe. Zazwyczaj jednak firmy poszukują na stanowisko asystentki osoby, która deklaruje chęć rozwoju w tym właśnie kierunku.

Asystentka może się rozwijać realizując różne projekty – przyznaje Ewelina Deja-Lipiec. – Może współpracować z działem administracji przygotowując procedury dotyczące funkcjonowania tego działu. Może też zostać tłumaczem prezesa i uczestniczyć w tym charakterze w różnego rodzaju wyjazdach służbowych, a nawet reprezentować go na zagranicznych spotkaniach. Naturalnym jest, że w miarę upływu czasu, między przełożonym i asystentką zawiązuje się coraz większa nić porozumienia i zaufania. Ostatecznie prezes może powierzać asystentce niektóre sprawy, którymi on się wcześniej zajmował.

specyfika branży/zawodu, asystentka, kompetencje, administracja

 

Zapoznaj się z innymi arykułami:

  1. Odwołanie z urlopu
  2. Nienormowany czas pracy
  3. Dlaczego nie awansuję...? Między skoczkiem a okupantem
  4. Dlaczego nie awansuję...? Obrażeni na firmę
  5. Dlaczego nie awansuję...? Na progu niekompetencji
  6. Pracuj mądrzej, a nie ciężej...
  7. Jak cię widzą, tak cię piszą
  8. Jak mówić o niewygodnych faktach w swoim CV?
  9. Jesteś zaproszony na rozmowę i co dalej?
  10. Rekrutacja u Baby Jagi?

Małgorzata Rzewuska

Małgorzata RzewuskaAbsolwentka studiów magisterskich na kierunku „Zarządzanie Przedsiębiorstwem” w Szkole Głównej Handlowej oraz podyplomowych studiów „Strategiczne Zarządzanie Zasobami Ludzkimi” zrealizowanych przez Polską Fundację Promocji Kadr.

Od 2000 roku związana z obszarem HR jako praktyk, a od 2008 roku jako dziennikarz specjalizujący się w tematyce HRM. Jej artykuły w formie studiów przypadków, wywiadów z ekspertami, komentarzy i relacji można znaleźć w „Serwisie HR”. Współautor książki „Top Employers Polska 2010”, wyd. przez Instytut CRF.

Powrót
Pobierz E-BOOK Aby skorzystać z tej opcji naszego serwisu - zaloguj się.

Ocena: 0 głosów 0.00
Dodaj swój komentarz (opcja dostępna dla zalogowanych )
Autor:
Treść:
Dodaj Aby skorzystać z tej opcji naszego serwisu - zaloguj się.

Centrum Wiedzy

Pokaż/Ukryj

Najczęściej czytane

Pokaż/Ukryj

Piszą dla nas

Pokaż/Ukryj
Halina GurynAutor, redaktor, dziennikarz. Od 1998 r. związana z prasą o profilu społeczno-ekonomicznym. Specjalizuje się w tematyce zarządzania firmą oraz zarządzania kadrami. Uważa, że naw...

Słownik HR

Pokaż/Ukryj
T jak Teoria niedojrzałości - dojrzałości Argyrisa(ang. Theory of Immaturity-Maturity) teoria zakłada istnienie ogólnej tendencji przechodzenia od niedojrzałości ku dojrzałości, przy czym w przypadku każdego człowieka pr...więcej

Sprawdź swoje dopasowanie

Pokaż/Ukryj