Strona wykorzystuje pliki cookies w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. Rozumiem, nie pokazuj więcej

Praca eRekrutacja Testy osobowości Kompetencje

JOBFITTER Sp. z o.o. - właściciel serwisu psychologiczno-rekrutacyjnego JOBFITTER, oferującego innowacyjne rozwiązania rekrutacyjne, wspierające pracodawców w skutecznym pozyskiwaniu kandydatów. W obszarze działalności firmy znajduje się serwis rekrutacyjny, system zarządzania rekrutacjami, diagnoza pracowników oraz inne projekty internetowe.

Outsourcing w HR

Halina Guryn

Problemy grupy zawodowej
artykuł poradniczy

© Sergey Peterman - Fotolia.comOutsourcing jest znaną u nas metodą zarządzania stosowaną w zakresie IT, marketingu i w finansach. Firmy mają też swoje doświadczenia w korzystaniu z niego w obsłudze kadrowo-płacowej. Jednak z rozmów z menedżerami i specjalistami HR wynika, że opinie na ten temat korzyści i ryzyka są różne. I że jest to ciągle jeden z problemów branży HR.

 

 

 

 

Odpowiedzią na pytania związane z outsourcingiem jako koncepcją zarządzania była niedawna konferencja „Outsourcing Polska 2010”*, podczas której prezentowane były zalety i sposoby, w jaki można zmniejszyć lub uniknąć wpływu czynników ryzyka związanego z zastosowaniem outsourcingu, również w dziedzinie HR.

Rób to, co umiesz najlepiej

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my” – powiedział w 1923 r. Henry Ford. Jego zdanie bardzo trafnie oddaje istotę koncepcji, która prawie 60 lat później jako outsourcing zaczęła zdobywać coraz większe zainteresowanie jako jedna z zasadniczych idei zarządzania. Polega ona na:

  • po pierwsze – na wydzieleniu procesu realizowanego w firmie, ale nie decydującego o jej zasadniczej działalności;
  • po drugie – na przekazaniu odpowiedzialności za jego realizowanie firmie zewnętrznej.

Zdaniem Michała Szybalskiego, Dyrektora Business Solutions w Comarch S.A., dzięki temu firma może skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań.

Magiczna formuła

Jedną z form zarządzania chętnie stosowaną przez firmy jest właśnie outsourcing kadrowo-płacowy. W opinii Pawła Borowego, Dyrektora Finansowego w firmie Randstad Sp. z o.o., można w ten sposób:

  • zapewnić ciągłość obsługi i wyeliminować, dzięki firmie zewnętrznej, ryzyko nieobecności pracownika (spowodowanej choroba, urlopem, odejściem z pracy), który dotąd na co dzień zajmował się sprawami kadrowo-płacowymi;
  • mieć pełną kontrolę kosztów związanych z naliczaniem list płac i prowadzeniem akt osobowych;
  • przekazać „na zewnątrz” wykonywanie tych procesów, które są czasochłonne i kosztowne, a nie są związane z podstawową działalnością firmy;
  • skoncentrować się na rozwoju strategicznej działalności;
  • zredukować koszt stanowisk pracy specjalisty HR i jego zastępcy (koszt komputerów, zakupu programów kadrowo-płacowych, szkoleń);
  • mieć na bieżąco aktualizowaną i prowadzoną dokumentację pracowniczą zgodnie ze zmieniającymi się przepisami;
  • korzystać z aktualnej wiedzy z zakresu kadr i płac – bez konieczności stałego śledzenia tej tematyki przez pracownika działu HR (często firma zewnętrzna regularnie dostarcza informator tzw. newsletter prawny).   

Rozważając wdrożenie outsourcingu HR, warto wziąć pod uwagę dotychczasowe koszty:

  • zatrudnienia specjalisty,
  • przygotowania miejsca pracy,
  • zastępstw i szkoleń oraz rekrutacji.

Trzeba też przyjrzeć się, ile w firmie kosztuje wdrożenie i utrzymanie systemu IT do obsługi kadr i płac, a także cenę archiwizacji dokumentów dotyczących pracowników, które muszą być zachowane przez 50 lat zgodnie z polskim prawem. Paweł Borowy dodaje również, że ryzyka związanego z tajemnicą danych można uniknąć dzięki dwóm działaniom:

  • należy wyznaczyć w przedsiębiorstwie pracownika odpowiedzialnego za kontakt z firmą outsourcingową (jeżeli jest nieobecny, jego obowiązki przejmuje ustalona osoba);
  • po drugie – kwestia zachowania pełnej poufności danych płacowych i kadrowych powinna być dokładnie określona w umowie podpisywanej przez obie strony.

Według Pawła Borowego, istnieje sposób na sukces w outsourcingu HR – to działanie według magicznej formuły:

K + P = Z, gdzie K to korzyści, P – profesjonalizm, a Z – zadowolenie.

Koncentracja uwagi na samych korzyściach bez zapewnienia profesjonalnej usługi ze strony firmy zewnętrznej nie przyniesie zadowolenia z outsourcingu.

Outsourcing – tak, ale...

Dyrektor HR w dużej firmie o rozproszonej strukturze i licznych lokalizacjach w całej Polsce (który prosił o nieujawnianie jego nazwiska) mówi – już poza konferencją – o swoich doświadczeniach z outsourcingiem:

"W naszym przedsiębiorstwie korzystaliśmy już z usług firmy outsourcingowej oferującej obsługę kadrowo-płacową. Oczywiście, argumentem przemawiającym za takim rozwiązaniem była perspektywa redukcji kosztów, zmniejszenie etatów w dziale HR. I rzeczywiście, mniej osób zajmowało się naliczaniem płac, urlopów, świadczeń pracowniczych. Ale po kilku miesiącach okazało się, że w sumie koszty związane z przekazaniem „na zewnątrz” spraw kadrowo-płacowych były większe niż wtedy, kiedy działaliśmy według poprzedniego, tradycyjnego modelu. Przede wszystkim zdarzało się, że pracownicy czekali ze sprawami zgłoszonymi do działu HR na odpowiedź do końca miesiąca – bo wtedy firma outsourcingowa przekazywała nam informacje na temat zebranych spraw z 30 poprzednich dni. Powodowało to zupełnie niepotrzebne napięcia. I wśród pracowników, i w gronie menedżerów, którzy coraz częściej spotykali się ze skargami na niezałatwione przez dział HR kwestie. W rezultacie wycofaliśmy się z outsourcingu i wszystkie tematy związane z kadrami i płacami załatwiamy we własnym zakresie".

Kluczem jest umowa

Zapytany, jak z perspektywy czasu ocenia outsourcing, Dyrektor HR podkreśla, że kluczem jest dobrze skonstruowana umowa z firmą zewnętrzną. Radzi więc, aby:

  1. Przewidzieć jak najwięcej sytuacji przy określaniu treści umowy – wspólnie ustalać, co każda ze stron potrzebuje i czego oczekuje.
  2. Możliwie dokładnie określić przepływ informacji między zleceniodawcą, a zleceniobiorcą (outsourcerem) – dotyczy to zarówno treści, zakresu, jak i formy przekazywania informacji, oraz tajemnicy danych.
  3. Zbierać dane z rynku i przyglądać się doświadczeniom różnych firm korzystających z tej formy obsługi HR oraz temu, co oferują firmy outsourcingowe.
  4. Wyjaśnić pracownikom zasady udzielania odpowiedzi na ich sprawy, w ramach współpracy z firmą outsourcingową.

Wówczas łatwiej można uniknąć ryzyka związanego z przekazaniem „na zewnątrz” obsługi HR. Również tego zagrożenia, które jest przez przeciwników outsourcingu wymieniane chętnie, a które dotyczy tajemnicy danych. "Chciałbym zaznaczyć, że – mimo tego, że my wycofaliśmy się z outsourcingu – to mam pewność, że jeżeli następuje tzw. wyciek informacji, to z reguły nie dzieje się to z winy firmy outsourcingowej" – dodaje pytany przeze mnie Dyrektor HR.

outsourcing, strategia, trendy w branży,doradztwo personalne i organizacyjne,HR

* Konferencja „Outsourcing Polska 2010”, Warszawa 16.06.2010 r., org. Arvato Services, Coamrch, Randstad, Star Media.

Zapoznaj się  z innymi artykułami:

  1. 10 najtrudniejszych do obsadzenia zawodów na świecie
  2. Kto sprawdzi się w miękkim, a kto w twardym HR?
  3. Od Specjalisty do HR Generalisty
  4. Outsourcing w HR
  5. Plusy i minusy pracy HR Interima
  6. Trendy HR według najnowszych badań
  7. Plusy pracy w dziale personalnym w małej firmie i w korporacji
  8. Jak wynagradzani są HR-owcy?
  9. Niebezpieczne symptomy
  10. Jak to robią najlepsi?

Halina Guryn

Halina GurynAutor, redaktor, dziennikarz. Od 1998 r. związana z prasą o profilu społeczno-ekonomicznym. Specjalizuje się w tematyce zarządzania firmą oraz zarządzania kadrami.

Uważa, że nawet najbardziej trudne i skomplikowane tematy można przedstawić w sposób jasny i zrozumiały dla każdego.

Jej artykuły w formie raportów, studiów przypadku, wywiadów z ekspertami, komentarzy i relacji można znaleźć m.in. w takich czasopismach, jak: „Manager” – pierwsza polska edycja, „Neumann Management Review”, „Computer Reseller News”, Personel i Zarządzanie”, „Serwis HR”. Współautor książki „Top Employers Polska 2010”, wyd. przez Instytut CRF.

Laureatka nagród i wyróżnień (np. specjalnej nagrody w konkursie Ministerstwa Finansów i CDM Pekao S.A. na Najlepszy Artykuł Prasowy za tekst Obligacje skarbowe w Internecie).

Współpracownik licznych mediów prasowych, elektronicznych, wydawnictw książkowych oraz instytucji kultury.

Autorka programów teatralnych (np. do spektakli: „Miss Saigon”, „Grease”, „Koty”, „Taniec wampirów”) oraz projektów edukacyjnych, promujących sztukę sceniczną i muzykę (np. o musicalu – dla Teatru Muzycznego Roma, na temat opery i baletu – dla Teatru Wielkiego w Łodzi).

Absolwentka Wydziału Wiedzy o Teatrze PWST w Warszawie (obecnie – Akademia Teatralna). Doktorantka Instytutu Sztuki PAN. Specjalista w zakresie zarządzania projektami (monitoring i ewaluacja) w instytucjach kultury (certyfikat Narodowego Centrum Kultury). Specjalista w dziedzinie public relations w instytucjach kultury (certyfikat Narodowego Centrum Kultury).

Powrót
Pobierz E-BOOK Aby skorzystać z tej opcji naszego serwisu - zaloguj się.

Ocena: 2 głosów 5.00
Dodaj swój komentarz (opcja dostępna dla zalogowanych )
Autor:
Treść:
Dodaj Aby skorzystać z tej opcji naszego serwisu - zaloguj się.

Centrum Wiedzy

Pokaż/Ukryj

Najczęściej czytane

Pokaż/Ukryj

Piszą dla nas

Pokaż/Ukryj
Konrad PiwowarczykZ wykształcenia filolog klasyczny i nowogrecki. Absolwent Instytutu Filologii Klasycznej Uniwersytetu Warszawskiego oraz Filologii Nowogreckiej w Ośrodku Badań nad Tradycją Anty...

Słownik HR

Pokaż/Ukryj
R jak Rynek pracodawcysytuacja na rynku pracy charakteryzująca się dużą liczbą osób poszukujących pracy. Firmy mogą dyktować warunki zatrudnienia ponieważ kandydaci obniżają swoje oczekiwania....więcej

Sprawdź swoje dopasowanie

Pokaż/Ukryj